Les points clés d’un Team Building
Le nombre de participants, choix de l’activité et l’organisation
Un Team Building réussi ne s’improvise pas
Organiser un team building ne consiste pas simplement à choisir une activité et à réunir les collaborateurs.
Le nombre de participants, le type d’activité, le lieu, la durée, le niveau d’encadrement, la logistique et les objectifs de l’entreprise sont autant d’éléments qui déterminent la réussite de l’événement.
Une activité parfaitement adaptée à un groupe de 20 personnes peut devenir beaucoup moins efficace avec 100 participants.
À l’inverse, une activité qui fonctionne très bien pour 150 collaborateurs peut nécessiter une organisation totalement différente pour un groupe de 30 personnes.
C’est pourquoi le dimensionnement d’un team building est une véritable expertise événementielle.
Depuis plus de 30 ans, BEA Conception conçoit et organise des événements d’entreprise et accompagne chaque année de nombreux groupes dans des formats très différents.
Notre expérience nous a appris une chose essentielle :
ce n’est pas uniquement l’activité qui fait la réussite du team building.
C’est la manière dont elle est pensée, organisée et animée.
Le premier élément à déterminer : combien de participants ?
Avant même de choisir l’activité, il faut connaître le nombre de participants.
Ce chiffre va influencer :
- le nombre d’équipes ;
- la taille des équipes ;
- le nombre d’animateurs ;
- le matériel nécessaire ;
- le nombre d’ateliers ;
- la superficie du site ;
- le parcours ;
- la durée ;
- les rotations ;
- la sécurité ;
- la circulation des participants ;
- le rythme de l’activité ;
- le système de classement ;
- la logistique générale.
Le nombre de participants est donc un véritable paramètre de production.
Team Building de 10 à 20 personnes
Avec un petit groupe, il est possible de privilégier des activités très immersives.
L’organisation est généralement plus souple et permet de favoriser les échanges entre tous les participants.
Activités particulièrement adaptées
- enquête immersive ;
- chasse au trésor ;
- rallye ;
- Safari Photo ;
- activité gastronomique ;
- challenge créatif ;
- construction de radeau ;
- activité nature ;
- expérience culturelle ;
- challenge sportif.
Pour ce type de groupe, il est souvent intéressant de privilégier une activité dans laquelle tout le monde participe réellement.
Le risque, avec certaines activités conçues pour de grands groupes, serait de créer trop d’attente entre les participants.
Avec un petit groupe, la proximité et l’immersion sont des atouts.
Team Building de 20 à 40 personnes
À partir d’une vingtaine de participants, le travail en équipes devient particulièrement intéressant.
On peut généralement constituer plusieurs groupes et créer une véritable dynamique de challenge ludique.
Exemple
30 participants :
6 équipes de 6/7 personnes
Chaque équipe réalise les mêmes missions.
Le classement peut être établi à partir :
- du temps ;
- des points ;
- des réponses ;
- de la créativité ;
- de la réussite des challenges.
Cette organisation fonctionne particulièrement bien pour :
- Rallye 2 CV ;
- Rallye Team Building ;
- Safari Photo ;
- chasse au trésor ;
- olympiades ;
- enquête ;
- challenge nature.
Team Building de 40 à 80 personnes
Lorsque le nombre de participants augmente, l’organisation devient plus importante.
Il faut commencer à réfléchir en termes de flux de participants.
Il ne suffit plus de savoir combien de personnes participent.
Il faut savoir :
où elles sont, à quel moment, et ce qu’elles font.
Par exemple, pour 60 personnes, il peut être préférable de constituer :
6 équipes de 10
plutôt que :
3 équipes de 20.
Pourquoi ?
Parce que des équipes plus petites permettent généralement une meilleure participation individuelle.
Le rôle des rotations
Pour les groupes importants, les rotations deviennent particulièrement utiles.
Imaginons 80 participants.
On peut proposer 4 ateliers :
- atelier logique ;
- atelier sportif ;
- atelier créatif ;
- atelier nature.
Les équipes tournent progressivement.
Exemple
Équipe A → atelier 1 → atelier 2 → atelier 3 → atelier 4
Équipe B → atelier 2 → atelier 3 → atelier 4 → atelier 1
Et ainsi de suite.
Cette organisation permet à plusieurs équipes de participer simultanément tout en conservant une cohérence globale et créer un maximum d’interactions entre les participants.
Team Building de 80 à 150 personnes
À partir de 80 participants environ, la dimension événementielle devient encore plus importante.
Il faut anticiper :
- les temps de rassemblement ;
- les briefings ;
- les déplacements ;
- les files d’attente ;
- les changements d’atelier ;
- les temps morts ;
- les repas ;
- les pauses ;
- les sanitaires ;
- les points d’accueil ;
- la circulation des équipes ;
- le classement.
Un mauvais dimensionnement peut rapidement créer de l’attente.
Et l’attente est l’un des principaux ennemis d’un bon team building.
Team Building de plus de 150 participants
Pour les grands groupes, il faut généralement penser le team building comme un véritable dispositif événementiel.
Le programme peut être organisé autour de :
- plusieurs zones d’activité ;
- plusieurs équipes ;
- plusieurs animateurs ;
- plusieurs parcours ;
- des rotations ;
- des départs différés ;
- des activités simultanées ;
- un système de classement centralisé.
À ce niveau, la coordination devient aussi importante que l’activité elle-même.
Au-delà de 300 participants : changer d’échelle
Pour plusieurs centaines de participants, on ne peut plus simplement multiplier une activité.
Il faut concevoir une véritable architecture événementielle.
Par exemple :
300 participants
↓
30 équipes de 10
↓
5 zones d’activité
↓
6 équipes par zone
↓
rotation des équipes
Cette organisation permet d’éviter qu’un grand nombre de personnes se retrouve simultanément au même endroit.
Le nombre de participants ne suffit pas
Deux événements réunissant 100 personnes peuvent nécessiter des organisations totalement différentes.
Pourquoi ?
Parce que 100 personnes en Rallye 2 CV ne se gèrent pas comme 100 personnes en construction de radeau.
Et 100 personnes en Safari Photo ne se gèrent pas comme 100 personnes en olympiades.
Chaque activité possède sa propre logique de production.
Activité et nombre de participants : le véritable équilibre
Le choix de l’activité doit donc être réalisé en fonction de plusieurs paramètres.
Le nombre de participants
Combien de personnes ?
Le profil des participants
Quel âge ?
Quelle condition physique ?
Quel niveau d’implication ?
L’objectif
Cohésion ?
Compétition ?
Communication ?
Récompense ?
Découverte ?
Le lieu
Quel espace ?
Quelle configuration ?
Quel environnement ?
Le timing
Combien de temps disponible ?
Le niveau d’encadrement
Combien d’animateurs sont nécessaires ?
La logistique
Quel matériel ?
Quel transport ?
Quels déplacements ?
Rallye 2 CV : une activité qui nécessite une vraie organisation
Le Rallye 2 CV est particulièrement apprécié en entreprise.
Mais plus le groupe est important, plus il faut anticiper la gestion des véhicules et des équipages.
Il faut notamment réfléchir à :
- la taille des équipes ;
- le nombre de véhicules ;
- le parcours ;
- les points de passage ;
- le briefing ;
- les départs ;
- la circulation ;
- les missions ;
- le classement ;
- les temps de regroupement.
Avec un petit groupe, le départ peut être relativement simple.
Avec un grand groupe, les départs peuvent être échelonnés.
Cela permet de fluidifier l’activité.
Safari Photo : attention à la dispersion
Le Safari Photo semble très facile à organiser.
Pourtant, avec un grand groupe, une difficulté apparaît immédiatement :
les équipes se dispersent.
Il faut donc concevoir :
- un parcours suffisamment grand ;
- des missions adaptées ;
- des zones clairement identifiées ;
- des points de contrôle ;
- une durée maîtrisée ;
- un système de restitution des photos.
Pour 20 personnes, quelques équipes peuvent suffire.
Pour 150 personnes, le parcours doit être beaucoup plus structuré.
Construction de radeau : le nombre d’équipes est déterminant
La construction de radeau est une excellente activité de cohésion.
Mais elle nécessite un espace adapté.
Il faut notamment prévoir :
- une zone de construction ;
- du matériel ;
- un espace de stockage ;
- une zone de mise à l’eau ;
- des équipes suffisamment petites ;
- un encadrement adapté ;
- un temps de construction ;
- un espace pour le challenge final.
Pour un grand groupe, plusieurs zones de construction peuvent être nécessaires.
Le nombre de radeaux doit être pensé en fonction du nombre de participants et du site.
Olympiades : le secret réside dans les rotations
Les olympiades sont parfaitement adaptées aux groupes importants.
Mais elles doivent être construites intelligemment.
Imaginons 100 participants.
Plutôt que de faire attendre 90 personnes pendant qu’une équipe réalise une épreuve, on peut organiser plusieurs ateliers simultanément.
Par exemple :
- précision ;
- adresse ;
- mémoire ;
- coordination ;
- sport ;
- créativité ;
- challenge collectif.
Les équipes tournent.
Tout le monde reste actif.
Chasse au trésor : penser le territoire
Pour une chasse au trésor, le nombre de participants influence directement la taille du parcours.
Avec 20 personnes, un parcours compact peut être suffisant.
Avec 100 personnes, il peut être intéressant d’utiliser un territoire plus vaste.
Les équipes peuvent recevoir :
- des indices différents ;
- des parcours différents ;
- des missions différentes.
Cela évite que toutes les équipes se retrouvent au même endroit.
Enquête immersive : privilégier la qualité des interactions
Une enquête fonctionne particulièrement bien lorsque les participants peuvent réellement interagir avec le scénario.
Pour un petit groupe, les interactions peuvent être nombreuses.
Pour un groupe important, il faut créer plusieurs personnages, plusieurs zones ou plusieurs intrigues.
Le scénario doit évoluer avec la taille du groupe.
Activités nautiques : une organisation spécifique
Les activités nautiques nécessitent une attention particulière.
Construction de radeau, challenge sur l’eau ou activité nautique :
il faut prendre en compte :
- la configuration du plan d’eau ;
- le nombre de participants ;
- le nombre d’embarcations ;
- la zone de mise à l’eau ;
- la sécurité ;
- l’encadrement ;
- les équipements nécessaires ;
- les temps de préparation ;
- les rotations.
Pour un grand groupe, la sécurité et la fluidité deviennent prioritaires.
Team Building sportif : attention aux différences de niveau
Une activité sportive doit être pensée pour l’ensemble du groupe.
Dans une entreprise, les niveaux peuvent être très différents.
Il faut donc éviter de construire une activité dans laquelle seuls les participants les plus sportifs peuvent réellement contribuer.
Un bon team building sportif doit permettre à chacun de jouer un rôle.
L’objectif est la cohésion, pas la sélection des meilleurs athlètes.
Team Building gastronomique : une autre logique
Les activités gastronomiques nécessitent elles aussi une organisation spécifique.
Pour 20 participants :
4 équipes de 5 personnes peuvent parfaitement fonctionner.
Pour 100 participants :
il faudra davantage de postes de travail, de matériel, d’animateurs et une organisation en rotations.
Le nombre de participants influence donc directement :
- les postes ;
- les ingrédients ;
- le matériel ;
- les animateurs ;
- le temps de préparation ;
- la restitution.
L’importance du nombre d’animateurs
C’est l’un des éléments les plus souvent sous-estimés.
Un bon team building nécessite un encadrement adapté.
L’animateur ne fait pas qu’expliquer les règles.
Il :
- accueille ;
- motive ;
- arbitre ;
- accompagne ;
- sécurise ;
- rythme ;
- répond aux questions ;
- gère les imprévus.
Plus le groupe augmente, plus il faut pouvoir multiplier les points d’encadrement.
Un animateur pour plusieurs équipes ?
Cela dépend totalement de l’activité.
Certaines activités permettent à un animateur de superviser plusieurs équipes.
D’autres nécessitent un animateur par atelier.
Certaines activités nécessitent même plusieurs personnes pour gérer un seul dispositif.
Il n’existe donc pas de ratio universel.
Le nombre d’animateurs doit être déterminé selon :
- l’activité ;
- la taille des équipes ;
- la configuration du lieu ;
- les déplacements ;
- le niveau de difficulté ;
- les contraintes de sécurité ;
- le scénario.
Le timing : le deuxième grand facteur de réussite
Une activité de deux heures ne se construit pas de la même manière qu’une activité de quatre heures.
Il faut prendre en compte :
briefing + activité + déplacements + rotations + pauses + classement + remise des prix.
Si l’on annonce deux heures d’activité, mais que 30 minutes sont consacrées aux déplacements et 20 minutes au briefing, il ne reste finalement qu’une heure et dix minutes de jeu.
Le timing réel doit être calculé dès la conception.
Le briefing : un moment essentiel
Plus le groupe est important, plus le briefing doit être clair.
Avec 20 personnes, il est possible d’expliquer directement.
Avec 200 personnes, il faut parfois utiliser :
- sonorisation ;
- écran ;
- projection ;
- démonstration ;
- animateurs relais ;
- supports imprimés ou numériques.
Un participant qui ne comprend pas la règle au départ peut ralentir toute son équipe.
Les temps de déplacement
Un autre point souvent oublié :
les participants doivent se déplacer.
Entre le parking, l’accueil, le lieu d’activité, les ateliers et le déjeuner.
Pour un petit groupe, quelques minutes suffisent.
Pour 200 personnes, le déplacement lui-même devient une séquence événementielle.
Il faut donc prévoir :
- la signalétique ;
- les accompagnateurs ;
- les horaires ;
- les points de rendez-vous ;
- les flux.
Le lieu doit être adapté au nombre de participants
Un lieu magnifique n’est pas nécessairement un bon lieu de team building.
Il faut vérifier :
- la capacité ;
- les accès ;
- les espaces disponibles ;
- les zones d’activité ;
- les sanitaires ;
- le stationnement ;
- les possibilités de restauration ;
- les zones de repli ;
- les contraintes de sécurité.
Le lieu doit être choisi en fonction de l’activité et du nombre de participants.
La météo : prévoir un plan B
Pour les activités extérieures, un plan B est indispensable.
Pluie.
Chaleur.
Vent.
Orage.
Conditions particulières.
Une bonne production événementielle doit anticiper ces situations.
Le plan B ne signifie pas nécessairement remplacer totalement l’activité.
Il peut consister à :
- modifier le parcours ;
- déplacer certains ateliers ;
- réduire certaines séquences ;
- utiliser un espace couvert ;
- réorganiser les rotations ;
- proposer une activité complémentaire.
L’anticipation est une partie intégrante du savoir-faire événementiel.
Le niveau de difficulté doit être adapté
Une activité peut être techniquement excellente mais mal dimensionnée pour le public.
Il faut donc déterminer :
Est-elle accessible à tous ?
Est-elle trop physique ?
Est-elle suffisamment stimulante ?
Est-elle adaptée aux objectifs ?
Les équipes peuvent-elles réellement coopérer ?
Un bon team building doit créer un défi.
Mais un défi atteignable.
Le rôle du scénario
Le scénario permet de donner du sens à l’activité.
Un simple challenge peut devenir :
une mission.
Un rallye peut devenir :
une aventure.
Une chasse au trésor peut devenir :
une enquête.
Une construction de radeau peut devenir :
une mission de survie.
Le scénario permet également d’adapter l’activité au nombre de participants.
Petit groupe ou grand groupe : les objectifs peuvent être différents
Pour un petit groupe
On peut privilégier :
immersion + échanges + proximité.
Pour un groupe intermédiaire
On peut privilégier :
équipes + compétition + challenges.
Pour un grand groupe
On peut privilégier :
rotation + spectacle + dynamique collective.
Pour un très grand groupe
On privilégie :
architecture événementielle + fluidité + coordination.
La réussite d’un Team Building repose sur 7 piliers
1. Le bon objectif
Pourquoi organisez-vous ce team building ?
2. Le bon format
Combien de participants ?
3. La bonne activité
Quelle expérience correspond réellement au groupe ?
4. Le bon lieu
Le site est-il adapté à l’activité et au nombre de participants ?
5. Le bon encadrement
Combien d’animateurs sont nécessaires ?
6. Le bon timing
Le programme est-il réaliste ?
7. Le bon scénario
L’activité crée-t-elle une véritable expérience ?
Lorsque ces sept éléments sont cohérents, les chances de réussite sont considérablement augmentées.
L’expertise BEA Conception : dimensionner avant d’animer
C’est précisément dans cette phase de préparation que l’expérience de BEA Conception prend toute sa valeur.
Nous ne commençons pas par demander :
« Quelle activité voulez-vous ? »
Nous cherchons d’abord à comprendre :
« Qu’est-ce que vous voulez faire vivre à vos collaborateurs ? »
Puis nous déterminons :
- le format ;
- le nombre d’équipes ;
- les activités ;
- les rotations ;
- le nombre d’animateurs ;
- le matériel ;
- le lieu ;
- le timing ;
- le scénario ;
- les solutions de secours.
Notre expérience nous permet d’anticiper les difficultés
Avec plus de 30 ans d’expérience et plus de 450 événements organisés chaque année, BEA Conception connaît les contraintes réelles d’un événement d’entreprise.
Nous savons qu’un programme peut être excellent sur le papier et devenir compliqué sur le terrain.
C’est pourquoi nous travaillons sur :
la fluidité.
La participation.
Le rythme.
La sécurité.
L’expérience participant.
La coordination.
Faire participer tout le monde
L’un des principaux objectifs d’un team building est de créer une expérience collective.
Il faut donc éviter :
- les temps d’attente trop longs ;
- les équipes trop importantes ;
- les activités où seuls quelques participants jouent ;
- les déplacements inutiles ;
- les règles trop complexes ;
- les différences de niveau trop importantes.
Chaque participant doit avoir une place.
Le classement : faut-il forcément gagner ?
Pas nécessairement.
La compétition peut être un excellent moteur.
Mais elle doit rester au service de l’expérience.
Le classement peut intégrer :
- la performance ;
- la créativité ;
- l’esprit d’équipe ;
- la stratégie ;
- l’observation ;
- l’humour ;
- la réussite collective.
Ainsi, une équipe moins sportive peut parfaitement gagner grâce à sa créativité ou sa stratégie.
Le rôle du débrief
Le débrief permet de terminer l’activité.
Il peut être très court.
Mais il permet de :
- féliciter les participants ;
- annoncer les résultats ;
- valoriser les équipes ;
- rappeler les moments forts ;
- faire ressortir les réussites.
Pour certains événements, il peut également être intéressant de faire le lien avec les objectifs de l’entreprise.
Exemple : organiser un team building pour 30 personnes
Objectif
Créer de la cohésion.
Format
4 équipes de 7/8.
Activité
Rallye Team Building.
Durée
Environ 2 à 3 heures selon le parcours.
Encadrement
Une équipe d’animation adaptée au parcours.
Final
Classement et remise des prix.
Ici, l’organisation reste relativement compacte.
Exemple : organiser un team building pour 100 personnes
Objectif
Créer une dynamique collective.
Format
10 équipes de 10.
Activités
Plusieurs ateliers.
Organisation
Rotations.
Encadrement
Plusieurs animateurs.
Final
Grand classement collectif.
Ici, le travail porte davantage sur la circulation et la gestion des flux.
Le meilleur team building n’est pas forcément le plus spectaculaire
Une activité spectaculaire n’est pas automatiquement une bonne activité de team building.
La vraie question est :
est-elle adaptée à votre groupe ?
Une activité simple mais parfaitement dimensionnée peut produire beaucoup plus de cohésion qu’une animation impressionnante mais mal organisée.
La pertinence passe avant le spectaculaire.
Le conseil de BEA Conception
Ne choisissez pas votre team building uniquement à partir du nom de l’activité.
Commencez par définir :
Combien sommes-nous ?
Quel est notre objectif ?
Combien de temps avons-nous ?
Quel est le profil des participants ?
Où sommes-nous ?
Quel niveau de compétition souhaitons-nous ?
Quel budget avons-nous ?
Ensuite seulement :
choisissons l’activité.
FAQ – Organisation et nombre de participants
Combien de personnes faut-il pour organiser un team building ?
Il n’existe pas de nombre minimum universel. Certaines activités fonctionnent très bien avec une dizaine de participants, tandis que d’autres sont particulièrement adaptées aux grands groupes.
Quelle activité choisir pour 20 personnes ?
Pour 20 participants, les enquêtes, rallyes, Safari Photo, chasses au trésor, challenges créatifs ou activités nautiques peuvent être particulièrement adaptés.
Quelle activité choisir pour 50 personnes ?
Pour 50 participants, les rallyes, olympiades, Safari Photo, chasses au trésor et challenges multi-épreuves sont souvent intéressants.
Quelle activité choisir pour 100 personnes ?
Pour 100 personnes, il est généralement pertinent de travailler avec plusieurs équipes et plusieurs ateliers ou un parcours permettant de fluidifier les participants.
Peut-on organiser un team building pour 200 ou 300 personnes ?
Oui. Mais l’organisation doit être pensée comme un véritable dispositif événementiel avec plusieurs équipes, zones, animateurs et rotations.
Combien d’animateurs faut-il pour un team building ?
Il n’existe pas de ratio universel. Le nombre d’animateurs dépend de l’activité, du nombre de participants, du lieu, du scénario et des contraintes de sécurité.
Faut-il faire des équipes de même taille ?
C’est généralement préférable pour assurer une certaine équité, mais la taille optimale dépend de l’activité.
Quelle taille d’équipe est idéale ?
Cela dépend totalement de l’activité. Une équipe de 5 personnes peut être idéale pour certaines missions, tandis qu’une équipe de 10 personnes peut être plus adaptée à d’autres formats.
Comment éviter les temps d’attente ?
En travaillant sur les rotations, le nombre d’ateliers, les départs échelonnés, les parcours et le nombre d’animateurs.
Peut-on faire plusieurs activités pendant un team building ?
Oui. Il est possible de créer un parcours multi-épreuves ou une journée combinant plusieurs activités.
Peut-on organiser un Rallye 2 CV pour un grand groupe ?
Oui, à condition d’adapter le nombre de véhicules, la taille des équipages, les départs, le parcours et la gestion globale du dispositif.
Peut-on organiser une construction de radeau pour un grand groupe ?
Oui, sous réserve de disposer d’un site adapté. Le nombre de radeaux, les zones de construction, les équipes et les rotations doivent être dimensionnés en fonction du groupe.
Peut-on organiser un Safari Photo pour 200 personnes ?
Oui. Le parcours doit être conçu pour éviter la concentration des équipes et permettre une circulation fluide.
Une activité sportive est-elle adaptée à tous les collaborateurs ?
Pas nécessairement. Il faut tenir compte des profils et niveaux des participants afin que l’activité reste accessible et fédératrice.
Que se passe-t-il en cas de mauvais temps ?
Un plan B doit être prévu dès la conception de l’événement. Celui-ci peut prendre différentes formes selon le lieu et l’activité.
BEA Conception : l’expertise du bon dimensionnement
Un team building réussi n’est pas simplement :
une bonne activité + un beau lieu.
C’est :
le bon nombre de participants
les bonnes équipes
la bonne activité
le bon lieu
le bon nombre d’animateurs
le bon timing
la bonne logistique
le bon scénario
un plan B
=
Une expérience réussie.
Depuis plus de 30 ans, BEA Conception met cette expérience au service des entreprises.
Avec plus de 450 événements organisés chaque année, nous savons qu’un team building doit être pensé dans ses moindres détails pour que les participants, eux, aient simplement l’impression de profiter du moment.
Notre métier est de gérer la complexité en amont pour que votre événement paraisse simple le jour J.
BEA Conception adapte le dispositif à votre groupe, à votre objectif et à votre environnement.
Vous avez les participants.
Nous concevons l’expérience.
